経費精算に関わる業務を、システム化で大幅に効率化 業者支払い経費も含めた網羅性で、内部統制にも対応

全国至る所にお客様を持つ事業形態ゆえに２5０箇所以上の国内営業所を持つという、典型的な『拠点の多い会社』です。
そこで、全国各所課（営業所や部課の総称）で各々が実施している各種業務の効率化を目的とし、業務プロセス見直しとシステム化を行う全社プロジェクトを発足。全６領域（営業／製造／管理会計／財務会計／ワークフロー／インフラ）のチームにて活動を開始しました。『作業の効率化・処理スピードの向上』を図ることは当然ながら、『事務精度の向上』と『情報の有効活用』も狙いました。
ビジネスネットコーポレーションに依頼することになったワークフローシステムは、全社員が直接利用する『経費精算』、『人事系諸申請』、『勤怠管理』の３システム。

殊に経費精算においては、400所課がそれぞれ実施していた精算処理を『自己完結型のシステム』にする事で、各所課の大幅な事務効率化につながる事を想定。また、本社部門に関しては支払い処理のキャッシュレス化によって、死蔵現金の有効活用を狙いました。

システム化は『社員立替経費』だけでなく、光熱・通信費をはじめとした『取引業者向けに支払う経費』も対象とし、各社員および所課事務員が行う申請全般を網羅する事としました。

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導入の背景　事務作業の自己完結　～社員一人ひとりが申請を実施～

経費精算システムを導入するまでは、各所課にいる事務員が社員の申請内容を確認し、小口精算書を起票していました。事務員が起票した内容について上司が確認し、承認後、再度事務員に返却。事務員は上司から返却された小口精算書を元に、小口現金の補充を依頼するために科目別小口精算合計表を手集計・手作業で記入して、各地域単位のエリア総務課へ送付。エリア総務課で小口現金の補充送金を行い、さらに科目別小口精算合計表を元に、会計システムへの仕訳入力を実施していました。

このため、ワークフローが『申請者⇒事務員⇒上司⇒事務員⇒エリア総務課⇒主管部門』と、煩雑な仕組みとなっていました。

システム化に伴い、社員一人ひとりが『自分の申請は自身で実施する』フローに変更。　『申請者⇒上司⇒主管部門』とワークフローを２段階省略させる事が出来る様になりました。また小口現金の補充は、主管部門が各所課の不足分をシステムで把握し、補充送金することになりました。

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システムの特徴　社員立替経費精算は、申請内容の正確さに工夫

社員が申請入力した内容がそのまま会計システムに連携するワークフローにおいて、「如何に間違わない入力をして貰うか？」は重要なポイントです。　今回のシステムでは大きく２点の工夫を行いました。

１．申請書フォームの細分化
『外出交通費』、『出張旅費』、『交際費・会議費』、『赴任支度料』、『移転旅費』等、申請内容によって入力項目を可変させるものは専用の申請書フォームを用意。エラーチェック機能を組み込む事で、入力漏れや不備の防止を図りました。

２．勘定科目を意識しない入力
経理知識に乏しい一般社員が申請し、かつ勘定科目を特定して会計システムに連携するにあたり、『摘要マスター』を整備。社員には摘要一覧から選択して貰う事で、自動的に勘定科目がセットされる仕組みを作りました。

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導入後の変化　事務作業の自己完結　～全社的な経費精算の効率化を～

取引業者からの請求分は以前から本社で一括支払いを行っていましたが、今回その申請手続きもシステム化。

支払うタイミングに合わせて『定時支払』、『随時支払』、『自動引落』の３申請書を専用フォームで用意しました。　その際、光熱費や通信費等、複数所課で費用割り振りを行うものに関しては、申請時に所課毎の負担金額を設定。後から費用振替処理を行う作業負荷の低減も図りました。

なお、事後に実施する所課間の費用振替に関しても専用機能を開発。主管部門を介在せず、当事者間で申請・承認を完結するシステムとする事で、業務効率化を図りました。

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今後の展開　システム導入効果。そして今後の展開

業務フローの抜本的見直しと共に構築した今回のシステムは、特に以下２点に関し多くの効果をもたらしました。

■事務作業の効率化
『申請者が直接データを入力する』、『会計システムに自動的に仕訳データがインタフェースされる』ことで、各所課の事務員の精算書起票や、精算合計表への集計・転記作業、また、各エリア総務課での集約、会計システムへの仕訳入力を削減。事務管理部門の大幅な中抜きによる業務効率化が実現できました。

■会社文化の変化

ＩＴリテラシーとしては『自分の事は自身で実施する』という自己完結型の文化が根付きました。これも、全社員が日常的に利用するワークフローシステムの恩恵と考えています。
また昨今注目されている内部統制の観点からも、全社的な経費支出の証跡も担保されています。

今後はグループ会社にもシステムを展開し、三和ホールディングス全体の業務効率化に寄与していきたいと考えています。